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Bei vielen Unternehmen erfolgt die Prozessverbesserung als Projekt in einem Projektteam oder ist Aufgabe einer einzelnen Spezialabteilung. Die Erleichterung für die Mitarbeiter, die tagtäglich im Prozess arbeiten, erfolgt meist nicht schnell genug und häufig ohne Einbeziehung der Betroffenen am Prozess. Die häufige Folge ist, dass die Erfolge nach der jeweiligen Umsetzungswelle einfach wieder verpuffen, vereinbarte Standards nicht eingehalten werden und alte Denkmuster wieder an die Oberfläche treten. Noch viel gravierender ist, dass durch solch ein Vorgehen die Chance verpasst wird, die Kreativität, das Wissen und die Erfahrung der Mitarbeiter für die notwendige Verbesserung der Prozesse zu inkludieren. Die sog. „Verbesserungs-KATA“ beschreibt eine Routine, die die Kreativität, das Wissen und die Erfahrung der Mitarbeiter, die tagtäglich im Prozess arbeiten, aktiviert. Die Routine bietet eine standardisierte Herangehensweise für die Problemlösung, die der Mitarbeiter übernimmt.
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