Im Zuge eines zunehmenden Fachkräftemangels stellt sich immer wieder die Frage, wie Unternehmen darauf reagieren können und was genau die Ursachen dafür sind. Sind es rückläufige Geburtenjahrgänge oder steckt noch mehr dahinter? Ich möchte Ihnen daher mit diesem Artikel verdeutlichen, warum Fachkräftemangel in Unternehmen und eine überdurchschnittlich große Fluktuation häufig mit einem dominanten Führungsverhalten einhergeht und wie Sie dieses mit Hilfe des Kata-Coachings zu Gunsten des Unternehmens und der Belegschaft ändern können.

Am Beispiel eines meiner Kunden, den ich Herrn Dr. Peter Schmidt nennen möchte zeige ich Ihnen Möglichkeiten auf, wie Sie diesem Problem begegnen können.
Herr Dr. Schmidt ist Geschäftsführer eines mittelständischen Unternehmens mit rund 100 Mitarbeitern. Das Unternehmen ist in einem sehr spezialisierten Bereich tätig und hat nur wenige Kunden, die mit entsprechend großen Produktentwicklungsaufträgen im Rahmen von Projekten bis zur Marktreife der jeweiligen Produkte betreut werden. Im Rahmen der Corona-Krise hatte dieses Unternehmen zwei wichtige Kunden verloren, so dass auch einige Mitarbeiter entlassen werden mussten. Zudem kam es im Anschluss auch noch zu einigen Kündigungen von Fach- und Führungskräften. Nun waren die verbleibenden Mitarbeiter kaum in der Lage, die anfallenden Projektarbeiten zufriedenstellend zu bewältigen.  Es drohte der Abbruch eines weiteren Projektes, was für das Unternehmen fatal gewesen wäre.

Das war der Zeitpunkt, an dem Herr Dr. Schmidt mich beauftragte, mehr Struktur in die Projekte zu bringen, damit die verbliebenden Kunden besser betreut und keine Fehler mehr in den Projekten gemacht würden. Das Unternehmen kam langsam in finanzielle Schwierigkeiten.

Herr Dr. Schmidt hatte indessen das Gefühl entwickelt, dass Unternehmen mit strenger Hand führen zu müssen. Die Mitarbeiter waren an der kurzen Leine und dementsprechend hatten sie alles entsprechend seinen Wünschen auszuführen. Und zwar genau so, wie er es sich vorstellte und es für richtig hielt. Lob für seine Mitarbeiter, die wirklich alles gaben, gab es kaum.  Die Mannschaft war resigniert und frustriert. Es war nur eine Frage der Zeit, bis weitere Mitarbeiter gehen würden.

Schnelles Handeln war in dieser Situation angebracht. Erste Gespräche mit den Mitarbeitern ergaben, dass es an Struktur fehlte, kein klares Ziel erkennbar war und die Richtung fehlte. Die Kunden bekamen teilweise unrealistische Versprechen über zeitliche Verläufe der Produktentwicklungen, die niemals gehalten werden konnten, was im Anschluss verständlicher Weise zu einer Verärgerung der Kunden führte. Dadurch war es für die Mitarbeiter kaum möglich in Ruhe, strukturiert, effizient und erfolgreich zu arbeiten. Die Kunden waren häufig unzufrieden, fühlten sich schlecht beraten und dementsprechend schwierig im Umgang. Auch die Projektergebnisse ließen zu wünschen übrig.

Das größere Problem war jedoch das Führungsverhalten. Ich suchte daher schnellsten das Gespräch mit Herrn Dr. Schmidt und schlug ihm eine neue Art der Führung für seine Mitarbeiter vor, die ihm selbst mehr Freiheit für seine eigentlichen Aufgaben schenken würde (er kümmerte sich selbst um die Folienerstellung der Kundenpräsentationen)! Dem Unternehmen und den Mitarbeitern würde mehr Struktur gegeben und gleichzeitig würden die Mitarbeiter mehr in die Eigenverantwortung genommen werden. Zudem würden die Mitarbeiter durch regelmäßiges kurzes Coaching geführt, so dass Dr. Schmidt weiterhin den Überblick über die relevanten Aktivitäten hatte.

Gesagt getan. Zunächst erarbeiteten wir das Unternehmensziel klar heraus, so dass es für jeden Mitarbeiter auf seinem Bereich heruntergebrochen werden konnte. Dies ist ein wesentlicher Schritt, der durchgeführt werden muss, damit es überhaupt zu einer Verbesserung kommen kann. Wenn der Mitarbeiter nicht 100%ig weiß, wo es für ihn hingeht, kann er sein Ziel nicht erreichen.

Im Anschluss besprachen wir die Struktur des Coachings. Dabei wendet der Coach eine Routine mit 5 speziellen Coaching-Fragen an, die sogenannte Coaching-Kata. Die Coaching-Kata ermöglicht es, dass sich eine Routine im Gespräch einstellt und sich beide (Coach und Coachee in diesem Fall z.B. der Geschäftsführer mit seinem Abteilungsleiter; der Abteilungsleiter mit seinem Mitarbeiter usw.)  auf das Wesentliche konzentrieren können. Die Coaching-Kata hilft dem Coach dabei, den Mitarbeiter so zu führen, dass dieser Erfolge in seinen Aktivitäten erzielt und sich gleichzeitig persönlich weiterentwickelt. Auf diese Weise werden mit der Coaching-Kata Fortschritte in den entsprechenden Aktivitäten, z. B. in den regelmäßigen Kundengesprächen, mit der persönlichen Weiterentwicklung der Mitarbeiter verbunden.

Nach einigen gemeinsamen Übungen mit mir als Coach startete Dr. Schmidt mit seinen Führungskräften wöchentlichen Coachings, bei denen zunächst das Ziel der jeweiligen Führungskraft in Abstimmung mit dem Unternehmensziel  festgelegt wurde. Der Weg dorthin war unbekannt, jedoch wurde der nächste Schritt, der zum Ziel führen sollte, festgelegt. Mögliche Probleme dorthin wurden besprochen, priorisiert, und mögliche Abhilfen besprochen. Nach einer Woche traf er sich dann für das nächste Coachinggespräch und besprach dabei die Ergebnisse der durchgeführten Aktivitäten. Dadurch wurden die Aktivitäten und die erzielten Ergebnisse automatisch einem PDCA-Zyklus zugeführt, der sicherstellte, dass es zu einer kontinuierlichen Verbesserung kam.

Nach anfänglichem Zögern gewöhnten sich die Führungskräfte schnell an das regelmäßige Coaching, das nie mehr als 15 Minuten dauerte. Die Kata-Coachings wurden ebenfalls von den Führungskräften übernommen, die diese wiederum mit ihren Mitarbeitern durchführten. Schnell zeigten sich erste Erfolge. Die Kundengespräche verliefen erfolgreicher, die Arbeitsweisen der Mitarbeiter deutlich strukturierter. Durch das klare Hinarbeiten der Mitarbeiter auf das gesetzte Ziel, hatte Herr Dr. Schmidt nicht mehr das Gefühl, bei allem eingreifen zu müssen. Das führte zudem dazu, dass seine Mitarbeiter deutlich zufriedener arbeiteten, Verantwortung für ihre Ergebnisse übernahmen und sich selbst weiterentwickelten. Auch das Geschäftsergebnis zeigte bald darauf eine positive Entwicklung. Die Kunden waren mit der Kommunikation und den Projektergebnissen zufriedener, Anschlussaufträge nach Projektende erfolgten.  Ein weiterer Erfolg der regelmäßigen Coaching-Kata: Die Mitarbeiter hatten keinen Grund mehr schnell zu kündigen und blieben dem Unternehmen erhalten!

Wenn auch Sie sich jetzt fragen, ob die Coaching-Kata auch Ihr Unternehmen voranbringen kann, fragen Sie unverbindlich nach einem Beratungsangebot oder besuchen Sie eines unserer Seminare zu Thema Kata.