KATA – Verbesserungs- & Coachingkata


Bei vielen Unternehmen erfolgt die Prozessverbesserung als Projekt in einem Projektteam oder ist Aufgabe einer einzelnen Spezialabteilung. Die Erleichterung für die Mitarbeiter, die tagtäglich im Prozess arbeiten, erfolgt meist nicht schnell genug und häufig ohne Einbeziehung der Betroffenen am Prozess. Die häufige Folge ist, dass die Erfolge nach der jeweiligen Umsetzungswelle einfach wieder verpuffen, vereinbarte Standards nicht eingehalten werden und alte Denkmuster wieder an die Oberfläche treten. Noch viel gravierender ist, dass durch solch ein Vorgehen die Chance verpasst wird, die Kreativität, das Wissen und die Erfahrung der Mitarbeiter für die notwendige Verbesserung der Prozesse zu inkludieren. Die sog. „Verbesserungs-KATA“ beschreibt eine Routine, die die Kreativität, das Wissen und die Erfahrung der Mitarbeiter, die tagtäglich im Prozess arbeiten, aktiviert. Die Routine bietet eine standardisierte Herangehensweise für die Problemlösung, die der Mitarbeiter übernimmt.

Verbesserungskata

Die Verbesserungs-Kata: über viele PDCA-Zyklen hin zum Zielzustand

Die Verbesserungs-Kata etabliert eine Lernroutine. Diese ermöglicht es, sich in kleinen Schritten einem vorher klar definierten Ziel-Zustand anzunähern. Wie man dorthin gelangt steht zu Beginn noch nicht fest; ein oft gewundener Pfad wird mittels experimentellem Vorgehen ermittelt. Dies macht es umso wichtiger Ist- und Zielzustand von vorne herein genauestens zu beschreiben. Die vorgegebenen Zielzustände müssen für die Mitarbeiter auch erreichbar sein und fördern somit die Motivation, sich auf diese Arbeitsweise einzulassen. Die Kompetenzen der Mitarbeiter steigen erst, wenn diese sich aus Ihrem sichern Arbeitsumfeld, der Komfortzone, hinauswagen und neue Denkweisen in einer Lernzone kennen lernen und anfangen diese routiniert anzuwenden. Die kleinen Schritte werden streng nach dem PDCA Zyklus abgearbeitet und vorangetrieben.

Vereinfacht dargestellt besteht die Verbesserungs-Kata aus den folgenden vier Elementen:

  • In welche Richtung geht die Veränderung, was ist die Vision? Verstehen das auch alle?
  • Wie ist der Ausgangszustand? Verstehen das auch alle?
  • Wie ist der möglichst genaue Zielzustand? Verstehen das auch alle?
  • Wird PDCA auf dem Weg zum Zielzustand angewendet? Verstehen das auch alle?

Allein aus der Fragestellung zeigt sich, wie wichtig ein breites Verständnis bei den Mitarbeitern für die Arbeitsweise ist. Im Idealfall können so alle Mitarbeiter mitgenommen werden. Die Anwendung der Verbesserungs-Kata wird von den Führungskräften mit der Coaching-Kata unterstützt.

Coaching Kata

  • Mitarbeiter zu Problemlösern entwickeln

Die Coaching-Kata: Mitarbeiter werden zu Ihren eigenen Problemlösern

Analog der Verbesserungs-Kata etabliert die Coaching-Kata eine Schulungsroutine, um die Veränderungen den Mitarbeitern nahezubringen. Auch sie folgt ihren eigenen Regeln. So darf weder der Coach noch die Führungskraft (im Idealfall ist die Führungskraft der Coach!) nicht selbst sofort in die Problemlöser-Rolle verfallen. Seine Hauptaufgabe ist, für die Weiterentwicklung der Mitarbeiter zu sorgen.

Die Coaching-Kata besteht überwiegend aus folgenden fünf Frageelementen, die immer wieder vom Coach eingefordert werden:

Die Coaching Kata orientiert sich an fünf Standardfragen, die bei jedem Treffen wiederholt vom Coach gestellt werden:

  • Welcher Zielzustand wird angestrebt?
  • Wie läßt sich der IST-Zustand beschreiben?
  • Welche möglichen Hindernisse sind zu erwarten?
  • Welche möglichen nächste Schritte können vereinbart werden (Experimente)?
  • Was wurde bisher gelernt?

Ein solches Führungsverhalten ist viel leichter beschrieben, als im betrieblichen Arbeitsalltag konsequent vorgelebt. In der Praxis zeigt sich trotzdem noch oft, dass die meisten Führungskräfte ihre „neue“ Rolle als Lehrer und Coach zwar akzeptiert, jedoch noch lange nicht in der Art und Tiefe verinnerlicht haben, wie es für einen kontinuierliche und zielführende Anwendung der Coaching-Kata notwendig ist. Insbesondere in belastenden und v.a. Stresssituationen fallen viele Führungskräfte in Ihre alte Rolle als Anweiser und Problemlöser zurück, ohne böse Absicht oder zu ahnen, dass sie selbst das Weiterentwickeln der Kompetenzen ihrer Mitarbeiter und somit ihre eigene Entlastung verhindern. Durch die Coaching-Kata qualifiziert der Vorgesetzte seine Mitarbeiter, ihre Probleme adäquat zu lösen und bildet langfristig gesehen seine eigene Nachfolge aus.

Wir freuen uns auf Ihre unverbindliche Anfrage.

Ihre

Simone Fuchs